电子文件立卷归档的研究分析

档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料,是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具,是一个国家或地区历史文化财富的重要载体.随着我国现代信息技术的广泛应用和信息化建设的迅速推进,许多单位产生了大量的电子文件.如何确保这些电子文件和电子文件形成的档案的真实、完整和有效性,避免社会记忆的缺失,是新世纪信息化建设面临的难题之一,是信息化部门和档案部门应共同承担的历史性责任.电子文件和电子文件形成的档案,同传统的纸质文件、档案一样,都是重要的信息资源和珍贵财富.为提高电子文件和电子载体档案工作的质量和管理水平,进一步完善部门立卷归档制度,有必要对电子文件立卷归档进行研究.     

推动电子文件归档工作的思考

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档：或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性．使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。     

文书档案保管期限调整后如何做好企业档案工作

鉴定是文书材料立卷的核心，立卷质量的高低很大程度上取决于鉴定方法是否科学、合理，而文书档案保管期限划分就是保证立卷质量的一根准绳。国家档案局在广泛征集档案界专业人士意见的基础上，于2006年12月18日，以国家档案局第8号令颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。以“令”的形式颁布这个《规定》，使这个文件具有法律效力，反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视，     

做好文书工作是档案工作的基础

文书工作是指公文处理人员所从事的文件白形成直至办理完毕的全过程工作，主要包括收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。     

关于“归档时间前置”的可行性分析

我们一般所说的归档是指文书处理部门每年立卷之后，将案卷移交给机关档案部门集中保管的工作，归档时间一般在次年6年底以前，但随着档案工作发展、自动化介入、体制改革的进程，这项制度巳“名存实亡”。我国诸多档案部门实际已将归档时间前置到了当年的元月1日，也即形成和收到文件的初始，便对其实施控制(归档)，这是档案实体管理工作中的一个重大变化。     

前端控制原则只适合电子文档吗？--工程建设项目档案前端控制探讨

一、前端控制的概念 前端控制，即事前干预。前端控制原则通常是指电子文件的前端控制，它以文件的生命周期理论为基础，将电子文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成、收集是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端，     

文档一体化——档案现代化管理的重要途径

文书处理与档案管理多少年来处在不同的工作领域之中,即文书处理部门负责来往行文的收、发、传阅,最终将办理完毕的文件材料整理立卷归档,这一工作通常设在办公室,人们将这一工作称为文书处理。档案室集中管理本单位的档案,收集、整理、保管、借阅、鉴定,并督促和协助机关文书处理部门及有关人员把需要归档的文件材料进行立卷,在规定时间内向档案室移交。档案室的设置随着各单位的机构设置而有所不同,有将其设置在办公室,有将其设置在基层。无论设置在哪里,工作上的脱节势必影响档案收集的完整,直接影响档案的质量。     

企业档案部门立卷更具可行性——兼与祁风云老师商榷

祁风云老师在《也谈文书部门立卷的好处》(见《机电兵船档案》1999年1期)一文中，从理论上探讨了文书部门立卷对提高档案和档案工作质量的四大好处，但据笔者调查了解，在企业单位(含企业化管理的事业单位)，档案部门立卷更具有现实性，针对性和可行性。     

试论企业电子信息技术建设与档案管理工作

档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的,具有保存价值的历史记录.档案按来源可以分为两大部分:一是传统政府或企业部门在管理活动中形成的各种历史记录和文件信息,包括相关单位颁布的法律法规、政策、各种统计信息等;二是在电子信息建设环境下,企业主要部门在各种商务活动中形成的各种电子化、数字化存在的信息.     

文书和档案部门配合立卷是档案的质量保证——与祁凤去、翟乐华二位老师共商榷

祁凤云老师的《也谈文书部门立卷的好处》(见《机电兵船档案》1999年第1期)和翟乐华老师的《企业档案部门立卷更具有可行性》(见《机电兵船档案》1999年第3期)两篇文章从理论上分别论述了文书部门立卷对提高档案和档案工作质量的好处和企业档案部门立卷更具现实性、针对性和可行性，笔者对两位老师的观点很感兴趣，也谈一下自己的看法，与两位老师共商榷。     

探索电子文件管理的新思路

在电子信息迅猛发展的今天,电子文件大量产生.今后,机关、企事业单位等部门将会更多地以电子文件的形式作为文件流转的主体对象.在相当长的一段时间内,电子文件和纸质文件将长期并存,在文件材料的归档上相互制约,相互影响,使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到巨大冲击.所以,新的形势要求我们档案工作者不断探索电子文件管理的新思路、新方法.     

浅谈工程技术档案的收集工作

一、收集工作的重要性，1，收集工作是档案工作的起点，是所有档案业务工作的基础。工程技术档案是指在工程建设中依据有关管理规定形成的，应当归档保存的各种文宁、图纸、表格及各种特殊载体文件材料的总称。收集工作就是将这些材料收集起来立卷归档，以备今后查考利用。     

酸甜苦辣话档案

也许是传统的档案观念在人们的思想中已根深蒂固，只要一提起档案工作，便以为那只是整理立卷、借阅文件而已，工作简单而轻松。这种观念的形成有其历史的原因。在档案发展的“初级阶段”．由于生产发展相对滞后，信息传递手段的落后和信息量相对较少，档案的传统管理也能“满足”生产和科     

如何做好电子文件的归档工作

随着计算机技术和网络技术在科学研究、生产建设等业务工作中的普遍运用,及其在计划决策、职能管理工作中的迅速发展,文件的载体结构正逐步发生变化,产生了大量的以数字化形式保存的电子文件,并将成为未来档案的重要组成部分。与纸质文件相比,电子文件的归档是一项更为艰苦细致、难度更大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者还囿于传统观念,认为电子文件不是文件而忽视其归档;或由于电子文件对计算机系统的依赖,对于不熟悉操作技术的立卷人来说,容易产生畏难情绪。如何做好电子文件的归档工作,提高进馆档案的数字化率,确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,是当前档案信息化建设工作中必须思考的问题。     

文书工作规范管理是推进档案工作规范管理的基础

各机关、团体、企事业单位在各种活动中都要形成大量的文件材料,总称为文书。人们将办理完毕的文件材料,挑选出有查考保存价值的部分,按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷,根据有关规定,将案卷移交给档案管理部门收存,就转化成档案,从而我们可知有保存价值的文件材料经过整理立卷归档就是档案。档案的前身是文书,档案来源于文书。文书档案是文书材料在一定条件下转化而成的。文书质量的好坏直接制约着档案的质量,我们要提高档案的质量,就必须先提高文书的质量。因此,文书处理工作的规范化是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。我们在工作中要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。     

浅议文件材料收集的误区及对策

文件材料的收集工作,是文书处理工作的重要环节,是文书立卷工作的前提和基础。文件材料收集齐全与否,直接关系到案卷的质量,对日后的利用工作会带来一定的影响。因此,文件材料收集工作非常重要。近年来,笔者在指导基层文书立卷工作中,发现不少单位在收集工作中陷入了种种“误区”。以下结合自己的工作实践,就如何做好收集工作,谈一些粗浅的认识。     

浅析水运建设项目文件材料整理操作技术

本文根据广东省的水运建设项目文件材料立卷管理办法的实施细则，通过实践对水运建设项目文件材料整理操作技术进行分析，总结了整理工作步骤与重点掌握操作方法，供参考学习。     

加强部门立卷是高校档案工作的重要保障

档案工作是各项事业发展的重要基础,事关学校发展建设大计.学校的档案工作不是孤立存在的,需要全校各部门的支持与配合.部门立卷是搞好档案建设的前期工作和基础工作,一个部门的工作管理规范化程度直接影响着立卷质量,而部门的档案工作是反映工作质量、管理水平、工作程序的重要客观指标.     

浅议归档文件的整理

文件材料归档是文书处理工作的最后环节，亦是档案工作的起点。传统的文件材料归档方法，主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和关系密切的文件组合在一起，构成一个案卷。常用的组合方法有：按问题、作者、文件名称、地区、时间、收发文机关组卷。运用“六个特征”进行立卷归档，这种方法在文书工作和档案工作的历史发展过程中曾经发挥过积极的作用，但是，随着办公自动化程度的不断提高，尤其是电子计算机等现代化的办公设备在档案管理中的应用越来越普及的今天，     

浅谈基建档案及其管理

基本建设是指社会主义国民经济各部门中固定资产的再生产，包括工厂、住宅、医院、学院等工程的建设和机器设备等的购置。基本建设档案就是指上述活动中所形成的档案。但是，我们通常所说的基建档案只是其中的各项工程建设中所形成的档案，即从建设工程项目提出、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件材料。