如何做好电子文件的归档工作

随着计算机技术和网络技术在科学研究、生产建设等业务工作中的普遍运用，及其在计划决策、职能管理工作中的迅速发展，文件的载体结构正逐步发生变化，产生了大量的以数字化形式保存的电子文件，并将成为未来档案的重要组成部分。与纸质文件相比，电子文件的归档是一项更为艰苦细致、难度更大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者还囿于传统观念，认为电子文件不是文件而忽视其归档；或由于电子文件对计算机系统的依赖，对于不熟悉操作技术的立卷人来说，容易产生畏难情绪。如何做好电子文件的归档工作，提高进馆档案的数字化率，确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，是当前档案信息化建设工作中必须思考的问题。     

如何做好高校电子文件的收集工作

随着信息技术的快速发展，高校办公自动化水平的不断提高，各职能部门产生了大量反映学校教学、科研、党政管理等工作的电子文件。与纸质文件相比，电子文件收集归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。如何做好电子文件的收集归档工作，提高进馆档案的数字化率，确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，是当前档案信息化建设工作中必须思考的问题。     

电子公文归档初探

一、电子公文归档的必要性 目前对电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁盘、磁带或光盘等介质上,并可在网络上传递的数字代码序列（引自国家档案局《电子文件归档与电子档案管理概论》）。电子公文是一种记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的电子文件。电子文件归档是将应当归档的电子文件经过整理,确定其属性后,从计算机的存储器或其网络存储器中,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存和利用的过程,它是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式。适时做好电子公文的归档管理工作,不仅是实现办公自动化的需要,更是加强并完善不同载体形式的公文处理工作的需要。     

对建设工程电子文件归档工作的认识

随着《关于实施建设工程电子文件报送工作的通知》和《江苏省建设工程声像档案管理办法》等文件的颁布,建设工程电子文件的报送及归档工作已经由文本电子文件向声像电子文件发展,本文根据建设工程电子文件归档的最新要求,阐述了对建设工程电子文件归档工作的新认识。     

分析电子文件的归档

21世纪信息技术发展日新月异，在我国电子文件是近十多年才出现和引起重视的新生事物。纸质等载体文件的归档方法已不完全适用于电子文件归档。因此要根据电子文件的特性、技术发展趋势、载体理化性能、设备更新等情况，研究、创建电子文件归档与保护的技术、方法和标准。以促进电子文件的广泛应用和文档一体化管理，实现高度的信息共享，这具有重要的现实意义。     

电子档案与纸质档案并行管理的认识

目前，各单位形成了电子和纸质两种文件。其中有些文件只有纸质形式，有些文件只有电子形式，也有些文件同时以两种形式存在。当纸质文件与电子文件同时保留并双双归档时，就形成了两种介质的两套档案。对两种不同介质的档案应采取不同的管理方法进行管理。这种纸质文件与电子文件同时归档、同时进行管理的模式，我们称之为档案管理的“双轨制”。     

高校电子文件归档工作的思考

一、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此电子文件归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失，如遇质量较差的磁盘会影响文件的可读性，为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：     

浅议归档文件的整理

文件材料归档是文书处理工作的最后环节，亦是档案工作的起点。传统的文件材料归档方法，主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和关系密切的文件组合在一起，构成一个案卷。常用的组合方法有：按问题、作者、文件名称、地区、时间、收发文机关组卷。运用“六个特征”进行立卷归档，这种方法在文书工作和档案工作的历史发展过程中曾经发挥过积极的作用，但是，随着办公自动化程度的不断提高，尤其是电子计算机等现代化的办公设备在档案管理中的应用越来越普及的今天，     

企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究

本文以国家档案局通过的第一批企业电子文件归档和电子档案管理试点单位的实践经验为例,从管理制度、归档范围、存储格式、元数据、在线归档接口、四性检测、三维电子文件归档等方面剖析了目前企业电子文件归档存在的问题,并通过相关试点单位工作实践经验的介绍,为企业开展电子文件归档和电子档案管理工作提供具有指导意义的经验。     

关于电子文件的鉴定

电子文件归档时的鉴定，主要是鉴别它的价值，确定其保管期限，并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件。电子文件鉴定是保证归档的电子文件准确、系统、完整．并且确定其属性的工作．     

电子文件及其归档管理

电子文件的运行管理，不仅涉及新技术的推广应用，而且涉及管理体制、管理方法、管理理念等方面的创新和变革。归档工作是电子文件运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。     

海事管理中电子文件归档工作的几点思考

电子文件归档对各单位档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。因此,加强电子文件的档案管理工作,确保电子文件档案化管理工作顺利开展,可以更好地促进海事信息资源共享。     

浅析CAD图形电子文件归档方法

目前，期刊杂志上关于CAD图形电子档案管理方法的论述颇多，主要集中在电子档案的软件开发与应用、电子档案的收集与整理、电子档案的保管与检索利用等方面，而对CAD图形电子文件的管理、收集积累和归档等方面的内容涉猎较少。笔者认为，CAD图形电子档案的管理是一个系统工作，其管理系统是由CAD图形电子文件的积累、整理和归档等前期要素及CAD图形电子档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等后期要素组成，     

电子文件归档与电子档案的管理

电子文件归档和电子档案的管理与传统文件归档和档案管理在程序上是基本一致的，也包括收集、积累、管理、归档、鉴定与处置等环节。     

电子文件立卷归档的研究分析

档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料,是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具,是一个国家或地区历史文化财富的重要载体.随着我国现代信息技术的广泛应用和信息化建设的迅速推进,许多单位产生了大量的电子文件.如何确保这些电子文件和电子文件形成的档案的真实、完整和有效性,避免社会记忆的缺失,是新世纪信息化建设面临的难题之一,是信息化部门和档案部门应共同承担的历史性责任.电子文件和电子文件形成的档案,同传统的纸质文件、档案一样,都是重要的信息资源和珍贵财富.为提高电子文件和电子载体档案工作的质量和管理水平,进一步完善部门立卷归档制度,有必要对电子文件立卷归档进行研究.     

谈谈电子文件归档管理

传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，而随着电子计算机的应用和现代通信技术相结合的信息产业的迅猛发展，电子文件取代了以往的文字材料。电子文件是通过计算机系统存取并可以在通信网络上传输的，是由拟稿者直接写在磁盘上并可在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存储到办公信息数据中，     

归档电子文件管理初探

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一、认识电子文件的特性 1.电子文件是数字化信息技术的产物电子文件在计算机中产生和处理,其信息形态是数字化的。而在计算机内部,无论是传输还是存储等处理,电子文件均是以数字编码的形式存在。人们在计算机上看到的由文字、图形、声音、影像等构成的电     

关于“归档时间前置”的可行性分析

我们一般所说的归档是指文书处理部门每年立卷之后，将案卷移交给机关档案部门集中保管的工作，归档时间一般在次年6年底以前，但随着档案工作发展、自动化介入、体制改革的进程，这项制度巳“名存实亡”。我国诸多档案部门实际已将归档时间前置到了当年的元月1日，也即形成和收到文件的初始，便对其实施控制(归档)，这是档案实体管理工作中的一个重大变化。     

文书档案保管期限调整后如何做好企业档案工作

鉴定是文书材料立卷的核心，立卷质量的高低很大程度上取决于鉴定方法是否科学、合理，而文书档案保管期限划分就是保证立卷质量的一根准绳。国家档案局在广泛征集档案界专业人士意见的基础上，于2006年12月18日，以国家档案局第8号令颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。以“令”的形式颁布这个《规定》，使这个文件具有法律效力，反映了国家档案行政管理部门对机关确定文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视，     

浅谈电子文件归档管理要点

传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象,而随着电子计算机的应用和现代通信技术相结合的信息产业的迅猛发展,电子文件取代了以往的文字材料.