归档电子文件管理初探

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一、认识电子文件的特性 1.电子文件是数字化信息技术的产物电子文件在计算机中产生和处理,其信息形态是数字化的。而在计算机内部,无论是传输还是存储等处理,电子文件均是以数字编码的形式存在。人们在计算机上看到的由文字、图形、声音、影像等构成的电     

浅谈电子文件与电子档案管理

一、电子文件与电子档案的特点 所谓电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子文档和图纸等等。与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。     

企业电子文档管理工作的几点思考

随着计算机网络技术的发展和办公自动化的普及,电子文件应运而生。在企业中,伴随企业信息化程度的不断提高,电子文件也日益增多。电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体     

电子文件档案化管理之我见

电子文件这一概念的出现是近10年的事,关于什么是电子文件,美国联邦管理法规的解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义。”国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件”。     

产品电子文件的收集与归档

计算机辅助设计(CAD)和计算机辅助工艺设计 (CAPP)是信息技术在工业领域的两项重要应用,也是现代化工程的关键技术内容。随着 CAD、CAPP 技术的普及应用,在产品设计和工艺编制过程中必然会产生大量的电子文件,如何将这些产品电子文件收集并加以利用,是摆在企业档案人员面前亟待研究和解决的一个新课题。一、产品电子文件的收集产品电子文件是指与产品设计、生产、制造有关的,在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。相对于传统的纸质文件,电子文件具有两个基本特点：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码来记录信息。由于产品电子文件不能脱离它产生的计算机硬件和软件系     

浅议电子档案的处理

一、电子档案及种类 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件.将电子文件归档后即形成电子档案.电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的,信息的编码和解码过程都由计算机完成,利用时须借助计算机等设备转换成原有的文字或图像形态,因此人们亦将电子档案称为"数字式档案".     

数字征稽建设与征稽档案管理

目前,交通征稽系统正在着力实施"数字征稽"工程,运用信息技术,实现征稽管理的现代化和规范化."数字征稽"使以磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等电子文件大量出现,给交通征稽档案管理提出了新的课题.我们必须紧跟"数字征稽"建设的步伐,把征稽档案管理放到"数字征稽"建设的全局中去谋划部署,抓住机遇,应对挑战,不断提高征稽档案管理水平.     

档案鉴定知识（六）——电子文件的鉴定与监控管理

电子文件是文件的一种存在形式,国际档案理事会电子文件委员会在1997年的《电子文件管理指南》中指明:“电子文件是通过计算机进行操作、传递和处理的文件。”因此虽然电子文件的状态是由计算机生成的数字代码,但本质上是“文件”,是人们办理事务的记录信息,有别于其他数字信息。电子文件具有文件的属性和用途,其种类有文本文件、图形文件、图像文件、声音文件和多媒体文件等。国际档案界对电子档案的概念尚未形成共识,在上述的《电子文件管理指南》中把档案馆接收和保存的电子文件称之为“具有档案性质的电子文件”而不     

电子文件的信息安全问题及对策

随着计算机技术日新月异的发展,加上社会经济发展的需要,电子文件的使用越来越广泛,重要性也日益突出.与纸质文件相比,电子文件的数字信息安全不可忽视.     

电子文件给档案管理带来的挑战

随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是计算机和现代通讯技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，使在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等数字信息载体，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的电子文件大量产生。电子文件在许多方面不同于纸质文件，     

电子文件对档案工作的影响及对策

一、电子文件的特点 所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。它的特点是：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。     

对电子档案与纸质档案长期并存的思考

随着计算机技术的发展和办公自动化、管理自动化、出版电子化、信息传输网络化进程的加快,越来越多的社会活动记录开始在电子工作环境中产生,人们进行交流的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。于是,如何处理电子文件与纸质文件的关系以及电子档案能否完全替代纸质档案的问题,已成为档案界面临的一个急需思考的问题。笔者现以电子文件和纸质文件及其有关技术为前提,作初步探讨。一、电子文件与纸质文件的比较电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算     

勘察设计企业电子档案管理与利用探讨

随着信息技术的不断发展和广泛应用,勘察设计企业在生产过程与日常管理中产生了大量依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的电子文件.在这些电子文件中,具有自主知识产权的勘察设计文件、科研成果文件是企业的核心商业秘密,是信息保密的重要对象,关系到企业的核心利益.因此,如何做好电子文件归档和电子档案管理是新时期企业档案工作的新课题.本文结合笔者所在单位实际,探讨了勘察设计企业电子档案管理与利用的几点做法,并就加强勘察设计企业电子档案管理工作提供了参考建议.     

电子公文归档初探

一、电子公文归档的必要性 目前对电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁盘、磁带或光盘等介质上,并可在网络上传递的数字代码序列（引自国家档案局《电子文件归档与电子档案管理概论》）。电子公文是一种记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的电子文件。电子文件归档是将应当归档的电子文件经过整理,确定其属性后,从计算机的存储器或其网络存储器中,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存和利用的过程,它是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式。适时做好电子公文的归档管理工作,不仅是实现办公自动化的需要,更是加强并完善不同载体形式的公文处理工作的需要。     

分析电子文件的归档

21世纪信息技术发展日新月异，在我国电子文件是近十多年才出现和引起重视的新生事物。纸质等载体文件的归档方法已不完全适用于电子文件归档。因此要根据电子文件的特性、技术发展趋势、载体理化性能、设备更新等情况，研究、创建电子文件归档与保护的技术、方法和标准。以促进电子文件的广泛应用和文档一体化管理，实现高度的信息共享，这具有重要的现实意义。     

企业电子档案管理现状及运行初探

电子档案就是应用计算机技术形成的,以数字形式显示、存储和传递的应归档保存的电子文件.当前,在多数大型企业中,计算机作为辅助工具被应用在各项工作中,计算机网络无处不在,因此产生了大量电子文件.许多企业针对本单位具体情况,采取了相应的管理措施,开展了电子档案的管理工作.     

企业科技档案电子文件管理实践与思考

本文结合企业实际,从目前科技档案管理中的全电子文件、纸质文件与电子文件“双套制”、全纸质文件三种管理方式出发,介绍了这三种管理方式的特点以及在电子文件资源建设、电子文件安全策略方面应采取的相应措施,并对目前电子文件管理中存在的难点问题进行了思考.     

电子文件管理的单轨制问题探究

电子文件管理的单轨制虽然在实践中存在不同程度的攻关难点,但随着信息技术的快速发展,电子文件单轨制管理已经成为必然趋势。本文分析了电子文件管理的现状和问题、优点和必然性,并在电子文件管理的安全性、信息设备的软硬件技术要求、档案管理专业人才和专门方法等方面提出一些建设性建议。     

电子文件对档案工作的影响及对策

一、电子文件定义及其特点综述所谓电子文件﹙electronic records﹚是指人们在社会活动中形成的,以数码形式记录于磁带﹙magnetic tape﹚、磁盘﹙disk﹚、光盘﹙compactdisc﹚等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络     

对企业电子文件归档工作的思考

电子档案是能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以通过网络传递的数字代码序列。在现代化的今天，企业中每天都有大量电子文件产生，企业档案人员要适应信息技术和档案事业的发展要求，采取积极措施，抓好电子文件归档管理工作。同时，要立足于有限的资源，更多地从企业需求的角度出发，使其与企业的发展要求相吻合。