规范公文处理工作提高档案质量

众所周知,文书处理与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性.文书处理与档案工作的衔接主体是公文,公文即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法律效力与规范体式的文书,是进行业务活动的重要工具.文书处理与档案管理是一个整体的两个方面,离开撰制有序、齐全完整的公文,档案就成为无源之水、无本之木;离开科学严谨的档案整理工作.公文的凭证性、依据性、历史的见证性也就无从体现.文件是档案的来源,档案是文件的归宿,两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节.     

档案整理工作是提高档案利用价值的保障

档案整理工作是档案实体整理和档案内容整理的统称,是按照档案管理的有关规定,以分类、排序、编号、编目等工作将文件、资料、证件等以科学有序的形式组织起来,以便于查找利用,为社会开展各项活动提供原始材料。档案是一种特殊的社会资源,它来源于社会实     

CAD电子档案档号结构与功能分析

CAD电子档案是指由CAD电子文件形成的“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明”。档案形成规律表明，归档文件只有在档案人员对其进行整理、编目、赋予档号等一系列的工作之后，才能形成一个完整的有机馆藏结构，以实现有效管理和提供利用。这是所有档案     

《归档文件整理规则》引发的思考

《归档文件整理规则》打破了传统档案整理"卷"的概念,改革为以"件"为档案整理及保管单位,是一个很大的突破.这种做法保留了文件生成的原始状态,不再人为组卷、拟写案卷题名;省略了案卷级目录,使检索更为直接和深化;保管期限定位到每件,改变了原来一卷内文件保管期限不一致时"就高不就低"的做法,使档案的保管期限划分更准确、更精确;档案提供利用时可以做到以"件"为单位,更有利于保密和方便复印,也便于对档案进行全文扫描等信息化工作.     

“服务”宗旨在档案著录工作中的体现

一、档案著录人员要牢记“服务”宗旨档案工作是一项服务性的工作,档案工作的特点之一是服务性。档案工作从大的方面可分为两项:一是基础工作,二是利用工作。基础工作为利用工作提供物质前提,创造工作条件;利用工作反映基础工作的效果,向基础工作提出要求,是检验基础工作的标准。档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索构成了档案基础一条线,其对利用工作具有决定性的作用。     

浅谈电子文件的归档与管理

电子文件与电子档案是计算机和网络应用快速发展产生的一个新概念、新事物,将是21世纪档案工作中最重要的概念和事物.为此,国内档案界对电子文件与电子档案方面展开了许多相关的研究,并取得了阶段性成果.2003年7月,国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》对电子公文的归档做了规定,对推进电子文件归档管理无疑是极大的促进.但我们也看到由于应用程度不同,电子档案归档在各单位中存在着差异,本文就电子文件的归档和管理做一个探讨.     

档案装订:巧用衬条提高效率

《归档文件整理规则》(档案行业标准DA/T22-2000,国家档案局2000年12月6日批准,2001年1月1日实施)以简化档案整理、深化档案检索为宗旨,对传统的文件归档整理方法进行了改革,因其     

浅析CAD图形电子文件归档方法

目前，期刊杂志上关于CAD图形电子档案管理方法的论述颇多，主要集中在电子档案的软件开发与应用、电子档案的收集与整理、电子档案的保管与检索利用等方面，而对CAD图形电子文件的管理、收集积累和归档等方面的内容涉猎较少。笔者认为，CAD图形电子档案的管理是一个系统工作，其管理系统是由CAD图形电子文件的积累、整理和归档等前期要素及CAD图形电子档案的收集、整理、鉴定、保管和利用等后期要素组成，     

论产品档案的鉴定工作

产品档案是企业在产品生产活动中形成和使用并归档保存下来的有利用价值的各种文件材料.在现代企业制度下,产品档案管理工作一直是企业中其它科技档案管理工作的重中之重.产品档案鉴定工作对产品档案管理有决定意义,它确定产品文件的取舍和档案的存毁,并渗透在产品档案的收集、整理、编目和利用的各个环节中,直接影响产品文件的命运、产品档案管理的效益,所以产品档案鉴定工作是产品档案管理工作中必不可少的基本业务.     

新版《归档文件整理规则》修订内容浅析

本文对新版《归档文件整理规则》从结构和内容两个方面进行简要分析,具体从件的组织、装订原则和方法,编页要求、装盒准则、档号规则、编目项目、排架要求以及归档电子文件整理要求等方面对照修订内容进行了详细梳理,为企事业单位档案部门和档案人员学习新版标准提供参考借鉴.     

电子档案面临的风险及解决措施

随着办公自动化的进一步扩展和深化,过去用纸墨、照相机形成公文及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等经过计算机处理,由此产生电子文件,电子文件归档后即形成电子档案。虽然电子档案与传统纸张档案的载体有着很大不同,相对于传统档案具有检索方便,存贮占用资源少等优势,但由于其自身特点也面临着很多风险。     

郑州市电子公文档案中心的实践与思考

由郑州市档案局建设的郑州市电子公文档案中心,其实质就是"电子文件中心".电子文件中心是目前档案工作中的新亮点,江苏省常州市、张家港市、江阴市和安徽省都在开展电子文件中心建设.郑州市电子公文档案中心的建设在省内是第一家,在国内档案部门来说,建成也是比较早的.     

浅议高校档案信息化建设

随着社会进入信息化时代，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务。作为档案事业重要组成部分的高校档案工作，档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。长期以来，高校的档案多数是以纸张的形式存在；对档案材料的收集、整理、编目、检索等都以手工方式完成，由于工作量大、重复劳动多，造成工作效率低；检索工具落后、检索途径少，造成档案查阅不方便；库房紧张，设备简陋，档案信息加工存贮、传递速度缓慢，致使大量档案得不到开发利用。高校档案信息化的各项基础工作亟待完善和提高，真正实现信息化还有大量工作要做，新的挑战和发展机遇摆在我们面前。     

试论档案管理与服务机制的改革与实践

当前，我们已迈入知识经济社会，档案管理工作已不限于简单意义的档案收集，新时期档案管理工作主要包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑与研究、档案提供利用等内容。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，档案管理与服务机制创新、改革的目的就是要解决档案分散、零乱、劣质、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。笔者试从以下几个方面谈谈档案管理与服务机制创新。     

也谈现代档案效益观与档案工作

一、现代档案效益观的概念档案学家查尔斯·凯斯凯姆蒂在“档案馆的效益”标题下提出“:对档案工作的投资是有益的。”因为“不能将档案部门只看作享有一定优先权的一个部门,而应把它看作改善国家政治、经济和行政管理工作的一个基本手段。它会涉及到从农业到卫生的各个部门。通过建立档案机构和制定切合实际的文件管理计划,国家就能削减开支。”档案部门的活动是有效益的,国家对档案部门的投入,通过档案部门的产出而对国家政治、经济等各个领域产生影响。我们可以认为档案效益是档案系统有效产出与其投入之间的一种比例关系,即一定时期内“…     

也谈公文的标识符号

国家行政机关《公文处理办法》和《公文格式》新标准出台后,大家都在认真学习和严格实施。档案工作对文书工作负有指导职责,因此,档案人员更要认真学习。《福建档案》2004年第6期发表了韩文军     

电子公文归档初探

一、电子公文归档的必要性 目前对电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁盘、磁带或光盘等介质上,并可在网络上传递的数字代码序列（引自国家档案局《电子文件归档与电子档案管理概论》）。电子公文是一种记录人们在办理公务、处理事务或交流信息过程中产生的电子文件。电子文件归档是将应当归档的电子文件经过整理,确定其属性后,从计算机的存储器或其网络存储器中,拷贝或刻录到可脱机的存储载体上,以便长期保存和利用的过程,它是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式。适时做好电子公文的归档管理工作,不仅是实现办公自动化的需要,更是加强并完善不同载体形式的公文处理工作的需要。     

前端控制原则只适合电子文档吗？--工程建设项目档案前端控制探讨

一、前端控制的概念 前端控制，即事前干预。前端控制原则通常是指电子文件的前端控制，它以文件的生命周期理论为基础，将电子文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成、收集是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端，     

动态与信息

7月2日,机械工业档案学会华东一组会员组在上海电动工具研究所召开档案工作会议。会议传达了机械工业档案学会档案会议精神,学习了《科学技术档案案卷构成一般要求》、《归档文件整理规则》及《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》,并将有关文件复印发给各成员单位,便于在今后工作中贯彻执行。此外,我们还对档案信息化管理     

基于现代网络环境下的电子文件管理

一、立足信息化、网络化，统一对档案信息化的认识 档案信息化工作是指档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用，包括信息收集、利用的网络化，档案存贮的数字化以及档案整理的标准化等。在网络技术飞速发展的今天，如何利用现有的信息技术和先进的管理手段，突破制约档案信息化发展的瓶颈，解决对“有效”电子文件的收集、海量电子文件的管理以及通过网络提供电子文件利用服务等档案信息化建设过程中的实际问题则显得越发重要。